Consultoria em Dimensionamento de Quadro|DO07

Abordagem de RH
Um componente chave do Planejamento de Recursos Humanos é prever o número e o tipo de pessoas necessários para atender aos objetivos da empresa. Diversos fatores, incluindo estratégia competitiva, tecnologia, estrutura e produtividade, podem influenciar a demanda de funcionários. No caso de utilização de tecnologia avançada é com frequência acompanhada por demanda menor de funcionários pouco qualificados e demanda maior de trabalhadores do conhecimento. Fatores externos como os ciclos de negócio (tendências econômicas e sazonais) também podem desempenhar um papel considerável.
Prever é, frequentemente, mais uma arte que uma ciência, fornecendo aproximações inexatas em vez de resultados absolutos. O ambiente em constante mudança em que uma empresa opera contribui para essa situação problema. Estimar as mudanças na demanda de produtos ou serviços, por exemplo, é preocupação básica da previsão, como também o é prever as mudanças na economia nacional ou regional. Uma empresa que esteja prevendo mudanças internas em tecnologia, na produção ou na administração, deve considerar esses fatores em sua previsão de necessidades de demanda de admissão de funcionários. O número de cargos a serem preenchidos precisa também estar de acordo com os recursos financeiros da empresa.
Em Recursos Humanos há duas abordagens para a previsão de pessoal: quantitativa e qualitativa. Quando concentrada nas necessidades de recursos humanos, a previsão é basicamente de natureza quantitativa e, nas grandes empresas, é efetuada por especialistas. Abordagens quantitativas podem empregar modelos analíticos sofisticados, embora a previsão possa ser tão informal quanto aquela feita por uma pessoa que conheça a empresa para prever as necessidades futuras de pessoal. As demandas de uma empresa determinarão, em última instância, a técnica a ser usada. Seja qual for o método, entretanto, a previsão não deve ser negligenciada, mesmo em empresas relativamente pequenas.
Na abordagem quantitativa a previsão de efetivos envolve o uso de fórmulas matemáticas ou estatísticas e são usadas por planejadores profissionais. A análise de tendências é uma técnica que prevê os requisitos de emprego com base em alguns índices organizacionais, sendo uma das abordagens mais utilizadas em planejamento de demanda de pessoal. Dependendo do caso, outras técnicas estatísticas podem ser utilizadas.
Na abordagem qualitativa, que não se favorece de fórmulas matemáticas ou estatísticas, busca-se reconciliar interesses, capacidades e aspirações de cada funcionário com as necessidades atuais e futuras de preenchimento de cargo de uma empresa. Neste caso, os planejadores de Recursos Humanos podem depender de especialistas que os auxiliem na preparação de projeções para prever a necessidade de admissão de funcionários. As previsões gerenciais são as opiniões (critérios) de gerentes, supervisores, especialistas ou outros entendidos sobre as futuras necessidades de pessoal da empresa. O método Delphi* é muito utilizado para previsões qualitativas, pois diminui a subjetividade das previsões solicitando e resumindo as opiniões de um grupo pré-selecionado de indivíduos. A previsão final, assim, representa um julgamento coletivo. Esta técnica requer muita coordenação e cooperação para assegurar previsões satisfatórias. Este método funciona melhor em empresas onde mudanças tecnológicas dinâmicas afetam os níveis de preenchimento de cargos.
Em termos ideais, o planejamento de recursos humanos deve incluir o uso de abordagens quantitativas e qualitativas. Combinadas, as duas abordagens se complementam, fornecendo uma previsão mais completa ao reunir as contribuições de especialistas e daqueles que as aplicam.
(*) O Método Delphi é baseado no princípio que as previsões por um grupo estruturado de especialistas são mais precisas se comparadas às provenientes de grupos não estruturados ou individuais. Cada elemento é assim isolado da influência direta dos restantes.
Uma questão relevante é o preenchimento dos cargos, visto que é normal ter movimentação interna de funcionários, pois não adianta o número estar definido, é preciso preenchê-lo, pois é muito comum termos cargos abertos e a área sofre com isto, pois não pode dispor do funcionário. O Planejamento de Recursos Humanos prepara Quadros de Pessoal que são gráficos que apresentam todos os cargos da empresa e o número de funcionários por cargo. Outra técnica, chamada de Análise de Markov**, mostra a porcentagem (o número real) de funcionários que permanecem em cada cargo de um ano para outro, bem como a proporção daqueles que promovidos, transferidos ou que saem da empresa. Neste caso, a Análise de Markov pode ser usada para acompanhar o padrão de movimentação de funcionários pelos vários cargos e para desenvolver uma matriz de transição necessária para a previsão de oferta de mão de obra. É o lado do Recursos humanos preocupado em atender a demanda da vaga.
(**) A ideia da Cadeia de Markov é construir um sistema matemático que visa calcular probabilidades de transição de um estado para outro de acordo com um conjunto de regras probabilísticas. São chamados processos "sem memória", pois dependem somente da informação do presente.

Algumas Reflexões
Como as empresas incham seu quadro de pessoal: Nos tempos de “vacas gordas” é comum as empresas sofrerem da Síndrome do Inchamento do quadro de pessoal. As vendas estão boas, os resultados estão aparecendo; logo, todos se sentem no direito de justificar aumento do quadro de pessoal, o que normalmente é aprovado pela direção. Nesta síndrome é dada pouca atenção ao denominador (custos). Logo eles crescem, muitas vezes sem controle. É a típica Gestão do Numerador – Ganho. Por outro lado, pelo princípio da senóide, é comum a empresa sofrer algum tipo de redução de receitas, explicada por diversos motivos, e que impactam negativamente seus resultados em termos de lucro, retorno e fluxo caixa. Logo, há necessidade de reduzir custos, conhecida como Gestão do Denominador – Custos. Uma das alternativas é diminuir o quadro de pessoas, chamado de Síndrome do Emagrecimento que, na maioria das vezes, é feito de forma linear reduzindo pessoas onde não deve e não reduzindo onde deve.
O que as empresas normalmente fazem: Preocupadas em equilibrar as contas, as empresas partem para a redução convencional de custos. Nesta Abordagem Convencional segue-se a lógica das coisas aceitando que o Dimensionamento do Quadro de Pessoal é influenciado pelas cinco principais variáveis: demanda de entrega, processo utilizado, tecnologia empregada, legislação trabalhista e pela visão estratégica. No caso de atividades operacionais repetitivas, determina-se o tempo padrão e, por conseguinte a necessidade de pessoas. No caso de atividades administrativas, o tamanho do quadro é feito pelo dimensionamento dos processos de trabalho (raras vezes) ou pela inferência dos gestores (maioria das vezes). Logo, reduz-se o quadro sem o uso de uma metodologia estruturada, a qual pode comprometer o trabalho e o resultado de algumas áreas, onde não precisariam ter redução; pelo contrário, mesmo em momentos de crise, talvez aumentar o seu efetivo.
Dimensionamento do tempo na Corrente Crítica: Eliyahu Goldratt em seu livro “Corrente Crítica” apresentou três conceitos ao desenvolver o método da corrente crítica, de forma a justificar porque os métodos tradicionais de gerenciamento de tempos de projetos não eram eficientes: estimativas superdimensionadas, síndrome do estudante e a Lei de Parkinson. O primeiro conceito assume que no momento de estimar-se o tempo de execução de uma determinada tarefa é considerado o maior tempo possível, e não o que provavelmente levaria para concluí-la, o que aumenta consideravelmente o tempo total planejado para o projeto. O segundo conceito, da síndrome do estudante, está estreitamente ligado ao anterior, pois, mesmo superestimando o tempo total de uma tarefa, é comum que as pessoas deixem a execução para o último momento possível, o que aumenta a probabilidade de atrasar o projeto ao surgir qualquer problema inesperado. O terceiro conceito, a Lei de Parkinson, afirma que uma atividade se expande para preencher o tempo total planejado, ou seja, o esforço para execução desta tarefa adequa-se para cumpri-la exatamente no tempo disponível, sendo muito raro uma atividade ser concluída antes do tempo previsto.

Análise Crítica
Conforme acabamos de ver, por mais cuidado que se tenha, a estimativa de pessoas em uma empresa tem um caráter de subjetividade muito alto, tendendo, na prática, estar na maioria das vezes, superdimensionado. Entretanto, esta não é a percepção dos gestores das áreas que gerenciam estes recursos. Muitos deles conseguem aumento do quadro de pessoal “no grito”. Para tanto, há necessidade de se rever a prática de estimativa para dimensionamento de quando de pessoal, de modo a se ter quadros mais próximos da realidade de cada empresa.

Estruturas de Dimensionamento
Podemos dividir as estruturas de dimensionamento em dois grupos, conforme mostrado na Figura a seguir:

• Grupo Administrativo: Neste grupo incluímos todos os cargos de liderança (gestão) bem como todos. os cargos de auxiliares, assistentes, analistas, assessores, secretários e especialistas (técnicos). Normalmente este dimensionamento está mais direcionado pelas estratégias de custo em períodos de “vacas magras” e de desenvolvimento em períodos de “vacas gordas”. É também influenciado por legislações, como por exemplo NRs e pela tecnologia empregada no processo administrativo. Não está diretamente relacionado à demanda de clientes, como o grupo operacional.
• Grupo Operacional: Neste grupo incluímos todos os cargos de produção como auxiliares e diversos tipos de operadores que trabalham diretamente na fabricação e montagem (mão de obra direta), bem como outros colaboradores que dão suporte à produção como inspeção, manuseio, manutenção, limpeza etc. A regra é que este dimensionamento esteja direcionado pela demanda de cliente, pelo tempo de execução com suas tolerâncias, pelo balanceamento (distribuição de trabalho), pela legislação (NRs) e pela tecnologia empregada no processo produtivo.

Entendemos existir duas abordagens para o dimensionamento do quadro de pessoal, sendo uma delas a abordagem convencional e a outra a abordagem questionadora, as quais serão exploradas a seguir, conforme mostrado na Figura abaixo.

Abordagem Convencional
De maneira geral, as principais variáveis de dimensionamento do quadro de pessoal para o grupo administrativo estão relacionadas à orçamento de custos, estratégia de negócios, visão de futuro, projetos de desenvolvimento, processos de trabalho, nível de automação e atendimento à legislação. Para o grupo operacional, as principais variáveis de dimensionamento estão relacionadas à demanda de mercado, tempo de processamento, tolerâncias aplicadas, distribuição do trabalho, processos de trabalho, nível de automação e atendimento à legislação. Desdobramos, de maneira geral estas variáveis em quatro níveis as quais são trabalhadas no Projeto de Consultoria para dimensionamento do quadro de pessoal, conforme Figuras abaixo. Todas estas análises, necessárias, fazem parte de uma abordagem convencional, ou seja, aceita-se muitas perdas em todo o processo de trabalho.

Abordagem Questionadora
Proposta da Basso’s & Associados para o Dimensionamento do Quadro de Pessoal: Fazer um estudo completo e detalhado, apoiado pela metodologia científica, usando duas principais ferramentas de análise, uma focando no valor percebido e outra focando no trabalho necessário. Com isso é possível fazer um dimensionamento do quadro de pessoas e ou recursos, de forma justa, sem criar gerar sacrifícios de um lado e perdas de outro lado, conforme mostrado na Figura abaixo.

Estas duas técnicas EAV – Engenharia e Análise do Valor e ABC – Custeio Baseado em Atividade (Activity Based Costing) trazem novas perspectivas de dimensionamento de quadro de pessoal, pois questiona as perdas e as oportunidades do dimensionamento feito na abordagem convencional.

No exemplo abaixo vemos que pelo dimensionamento do quadro de pessoal pela Abordagem Convencional chegou-se a 27 colaboradores. Pela Abordagem Questionadora este número foi reduzido para 24 colaboradores. Ressalta-se que não necessariamente este número será reduzido, ou seja, podemos ter casos onde este número precisa ser aumentado; observe-se que pela EAV o quadro precisa ser aumentado em + 2,86 (100%) ou + 1,43 (50%) e no ABC o quadro precisa ser reduzido em – 8,59 (100%) ou - 4,30 (50%). Adotando-se 50%, concluímos que o quadro de pessoal precisa ser reduzido para 24 colaboradores. No final, qualquer número deve ser validado com os representantes da empresa para avaliar a sua aderência à realidade.

Nota: O uso da Abordagem Questionadora tem maior aplicação para os trabalhos de caráter administrativo e mão de obra indireta, tais como nas áreas de manutenção, logística, ferramentaria etc.
A Abordagem Questionadora por ser aplicada com foco limitado (determinação do número de pessoas), foco modesto (custo das pessoas) ou com foco ampliado (custo dos processos), conforme mostrado na Figura abaixo.

Finalmente, apresentamos as etapas da metodologia para o dimensionamento do quadro de pessoal (foco limitado). Para os outros focos a metodologia será apresentada em proposta:

1) Definição do Escopo: Nesta etapa será definido o escopo do Projeto, quanto ao trabalho a ser realizado, entregas e resultados esperados no final do mesmo;
2) Conhecimento da Empresa: Nesta etapa a Consultoria tomará conhecimento da Empresa quanto a diretrizes estratégias, processos de negócio, quadro de pessoal e estrutura de custos;
3)  Ótica do Valor: Nesta etapa a Consultoria fará um levantamento de dados e informações, de cunho administrativo e operacional, sob a ótica do valor percebido, para o escopo definido;
4) Ótica do Trabalho: Nesta etapa a Consultoria fará um levantamento de dados e informações, de cunho administrativo e operacional, sob a ótica do trabalho necessário, para o escopo definido;
5) Validação dos Levantamentos: Nesta etapa a Empresa fará a validação, junto com a Consultoria, de todos os dados e informações obtidas e geradas durante os levantamentos realizados;
6) Dimensionamento de Recursos: Nesta etapa a Consultoria, de posse dos dados e informações validadas, fará o dimensionamento do quadro de pessoal, administrativo e operacional;
7) Validação do Dimensionamento: Nesta etapa a Empresa fará a validação, junto com a Consultoria, de todos os dimensionamentos do quadro de pessoal realizados, fazendo ajustes onde necessário;
8) Análise de Riscos: Nesta etapa a Consultoria, junto com a Empresa, farão uma análise de riscos relativos ao novo dimensionamento do quadro de pessoal;
9) Plano de Ação: Nesta etapa a Consultoria elaborará um plano de ação robusto para a implantação bem sucedida do novo dimensionamento do quadro de pessoal;
10) Implantação do Dimensionamento: Nesta etapa a Empresa fará, se necessário com o apoio da Consultoria, a implantação do novo dimensionamento do quadro de pessoal aprovado.

Próximo Passo
Caso a sua empresa esteja interessada em desenvolver este trabalho de Dimensionamento de Quadro de Pessoal envolvendo áreas administrativas e ou mão de obra direta ou indireta, ou ainda determinar o custo das pessoas e dos processos, não hesite em nos contatar para fazermos os alinhamentos necessários e envio de proposta técnica e comercial.