Desenvolvimento Organizacional

Consultoria em Melhoria de Processo | DO04

Melhoria de Processos
Apesar de todos os esforços, existem ainda nas empresas uma gama extensa de oportunidades de melhorias visando atingir a excelência na Gestão de Processos. As maiores oportunidades estão na própria gestão e nos recursos humanos. Fatores como a ausência de indicadores, altos custos e tempo de processamentos, incompatibilidade do quadro de pessoal, instabilidade ou ausência de padrões da qualidade, conflitos internos, desgastes da imagem, dificuldade de mudança, resistência em alterar hábitos de trabalho, indicam a necessidade de uma gestão sistêmica dos processos da empresa.
O Gerenciamento de Melhorias na Gestão de Processos aborda de forma estruturada os processos administrativos e seus elementos, como Atividade, Regras, Informações, Mecanismos de TI, Recursos Humanos e Físicos, além das Relações Internas e Externas. Descreve também a metodologia e as etapas de projetos desta natureza, os recursos necessários, as restrições e cuidados a serem tomados no planejamento e execução do trabalho.
A palavra da vez é a automatização de processos repetitivos através da tecnologia de automação de processos robóticos (RPA – Robotic Process Automation). Entretanto, antes da automatização vem a otimização deste processo; este é o trabalho de consultoria que a Basso’s& Associados se dispõe a fazer em sua empresa, pois não adianta colocar uma pessoa boa num processo ruim, o processo é mais forte e vence; ou ainda a máxima de garbage in, garbage out ou seja, entra lixo, sai lixo. A automação não torna o processo melhor por si só, precisa se ter um grande esforço de otimização antes. No final compilamos parte de um artigo sobre o RPA.

Mapeamento de Processos
Processo é um conjunto de atividades interdependentes, ordenadas no tempo e espaço de forma encadeada, que ocorrem como resposta a eventos e que possui um objetivo, início, fim, entradas e saídas bem definidos. Essas atividades são geralmente interfuncionais ou interorganizacionais que trabalham juntas para criar um produto ou serviço final. Atividades são representadas no contexto da sua relação entre si para proporcionar uma visão de sequência e do fluxo. Isso inclui um conjunto definido de atividades ou comportamentos realizados por humanos, sistemas ou uma combinação dos dois e têm um ou mais resultados que podem levar ao fim do processo ou uma entrega (handoff) a outro processo.
Normalmente os processos organizacionais ou administrativos são classificados em três grupos:

Processo de gerenciamento: Processo de gerenciamento é utilizado para medir, monitorar, controlar atividades eadministrar o presente e o futuro do negócio. Não agregam diretamente valor para os clientes, mas são necessários para assegurar que a organização atinja as suas metas;
Processo de negócio: No contexto de BPM, um processo de negócio é definido como um trabalho para produzir e entregar um resultado, produto ou serviço, independentemente de onde as atividades são realizadas. Pode ser interfuncional ou intrafuncional;
Processo de suporte: Processo que entrega valor para outros processos e não diretamente para os clientes. Podem ser intrafuncionais ou interfuncionais, ponta a ponta ou não.

Quando aplicável (depende do escopo do Projeto) utilizamos no mapeamento a metodologia Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management) que é uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. BPM engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, papéis, políticas, métodos e tecnologias para analisar, desenhar, implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos.

Metodologia do GMP
A aplicação da metodologia de Gerenciamento e Melhoria de Processos – GMP contempla análises no nível organizacional (metodologia gerencial) e metodologia no nível de processo (metodologia operacional), conforme Figuras abaixo. No nível gerencial questiona-se a estrutura da organização a partir do seu organograma. No nível operacional questiona-se o processo de trabalho a partir da sua realização.

Metodologia Operacional
A metodologia operacional focada em processos de trabalho considera as cadeias de valor e seus respectivos requisitos, envolvendo: Atividades, Decisões, Fluxos, Regras, Informações, Mecanismos de TI, Recursos Humanos e Físicos, além das Relações Internas e Externas. Apoiado pelos Mapas de Relacionamento e de Requisitos, permite avaliar o quão bem o processo está sob a ótica da satisfação de seus clientes internos e externos e o que precisa mudar. O Projeto é desenvolvido nas Fases: As Is, Transição, To Be e Implantação, conforme Figura abaixo.

Esta metodologia é aplicada com uma grande gama de ferramentas de análise conforme mostrado na Figura abaixo.

Automação de Processos
Compilamos a seguir parte do artigo escrito por Ma-Keba Frye, escritora de conteúdo de SEO da MuleSoft. (https://www.mulesoft.com/pt/resources/api/what-is-robotic-process-automation-rpa), referente ao RPA.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Deloitte Digital, 53% das organizações já iniciaram sua jornada de automação de processos robóticos (RPA). A RPA é considerada uma das categorias de software que cresceu mais rapidamente, superando 200%.
Há muita polêmica sobre o tópico e, se você chegou a este artigo, pode estar se perguntando o que é RPA e como ela funciona.
A automação de processos robóticos (RPA) é uma tecnologia de software que combina robótica e automação para realizar tarefas repetitivas. RPA é um método de automação de processos de negócios que usa um aplicativo ou um “bot” que replica as ações de um funcionário na área de trabalho, interagindo com uma interface da mesma maneira que um humano.
As ferramentas de RPA podem gravar os usuários realizando tarefas repetitivas e gerar um script que o robô de software segue para realizar a referida tarefa. Muitas vezes, o script que esse bot cria se baseia em cliques, entradas, movimentos e ações gerais que o usuário realizou na tela. Em seguida, o bot de RPA seguirá o script para repetir essas etapas, capturando dados e manipulando os aplicativos e os sistemas assim como um humano faria.

Quais são alguns casos de uso comuns de RPA?
A RPA é usada nos setores para automatizar tarefas de negócios repetitivas. Muitas vezes, ela usa extração de dados da tela (screen scraping) e outras técnicas de automação para transferir dados de um sistema ou de um aplicativo para outro ou para realizar uma ação. Como a RPA é usada principalmente em tarefas manuais cansativas, já que é geralmente usada em cargos, funções e unidades de negócios que perdem tempo significativo nesses tipos de processos, ela tem desempenhado um papel essencial nos setores de seguros, serviços bancários e saúde, ajudando a:

Reduzir custos e aprimorar a experiência de clientes e funcionários;
Simplificar a integração de clientes;
Automatizar a extração de dados, a entrada de dados e o processamento em aplicativos, documentos e imagens;
Melhorar a precisão e a conformidade dos processos;

A RPA é útil principalmente nas organizações em que os funcionários realizam um alto volume de tarefas repetitivas e em que a automação poderia liberar seu tempo para trabalharem em tarefas que gerem mais valor.

Outros exemplos de casos de uso da RPA são:

Entrada e manipulação manuais de dados (por exemplo, atualizações de CRM);
Integração de funcionários ou parceiros;
Relatórios e agregação de dados;
Geração de documentos;
Processamento de folhas de pagamento;
Configurações de usuário;
Processamento de faturas e pagamentos;
Processamento de pedidos e notificações de envio;
Verificação de currículos e candidatos;
Gerenciamento de despesas;
Processos de empréstimos, sinistros e solicitações;
Gerenciamento de suprimentos e inventário.

Quais são os benefícios e desafios associados à RPA?
A automação se tornou uma questão essencial aos negócios nesta era digital à medida que as empresas se esforçam para aumentar a produtividade, aprimorar a experiência dos clientes e desenvolver e lançar rapidamente novos produtos e serviços. Conforme o mercado de tecnologia de RPA cresce, os líderes de TI estão cada vez mais interessados em sua capacidade de eliminar o trabalho repetitivo, simplificar as operações e gerar economia. Assim como em qualquer tecnologia nova, a implementação traz consigo benefícios e desafios. A seguir estão alguns dos benefícios e desafios mais comuns:

Benefícios

Eficiência:sabe-se que a RPA aumenta a produtividade dos funcionários empresariais, já que eles perdem menos tempo em tarefas repetitivas. A Gartner descobriu que a RPA pode economizar 30% do tempo geral de um funcionário que trabalha em período integral.
Precisão:as tarefas de entrada de dados costumam ser mais precisas com a automação do que se fossem realizadas manualmente. As ferramentas de RPA também podem estar 100% em conformidade com as políticas organizacionais e do setor.
Economia:conforme a produtividade dos funcionários aumenta, a organização economiza dinheiro. Os funcionários trabalham mais e geram mais valor na mesma quantidade de tempo.
Acesso à tecnologia legada:muitas vezes, as organizações que ainda usam a tecnologia legada têm dificuldade para integrar essas ferramentas a outros sistemas baseados em nuvem. A RPA oferece um ponto de entrada fácil por meio da interface de usuário para enviar e extrair dados dos sistemas legados.

Desafios

Substituição de profissionais:uma das maiores críticas à RPA e outras tecnologias de automação é o seu potencial de eliminar a necessidade de entrada de dados e de funções administrativas.
Ausência de recursos inteligentes:como uma tecnologia independente, a RPA só pode realizar tarefas copiadas de um script — ela não é capaz de aprender ou aprimorar o script que está realizando. Agora está chegando a última geração de ferramentas de IA e automação inteligente para resolver essa lacuna da RPA.
Complexidade dos projetos:os projetos transformadores de RPA tendem a ser complexos e exigem um comprometimento de tempo para apresentar um retorno sobre o investimento. Como resultado, alguns projetos de RPA falham antes de obter qualquer valor.

Próximo Passo
Caso a sua empresa esteja interessada em desenvolver este trabalho de Melhoria de Processos não hesite em nos contatar para fazermos os alinhamentos necessários e envio de proposta técnica e comercial.